Dấu chữ ký có giá trị pháp lý không? Quy định và cách đóng đúng chuẩn
Nhiều người quản lý và nhân viên văn phòng thắc mắc chữ ký dấu có giá trị pháp lý không khi cần xử lý giấy tờ số lượng lớn. Dấu chữ ký mô phỏng lại đường nét ký tay của từng cá nhân, nhưng về mặt pháp luật, việc dập con dấu này không đương nhiên thay thế được chữ ký tay trực tiếp.
Bản chất pháp lý của con dấu chữ ký theo quy định hiện hành
Khái niệm con dấu chữ ký cá nhân
Con dấu chữ ký là con dấu được khắc theo chữ ký mẫu của một cá nhân cụ thể. Loại dấu này không có phông chữ máy tính dựng sẵn như dấu tên hay dấu chức danh. Mỗi người có nét ký riêng biệt từ đơn giản đến phức tạp, các nét mảnh uốn lượn đòi hỏi việc gia công mặt khắc cao su phải bám sát bản vẽ chữ ký gốc.
Quy định của pháp luật dân sự về chữ ký trong giao dịch
Bộ luật Dân sự 2015 không có điều khoản chung định nghĩa chữ ký hoặc bắt buộc mọi giao dịch bằng văn bản đều phải có chữ ký tay. Điều 119 Bộ luật Dân sự 2015 quy định giao dịch dân sự được thể hiện bằng lời nói, bằng văn bản hoặc bằng hành vi cụ thể. Khoản 2 Điều 117 và Khoản 2 Điều 119 nêu rõ hình thức giao dịch chỉ là điều kiện có hiệu lực trong trường hợp luật có quy định.
Pháp luật dân sự không có điều khoản quy định cấm dùng con dấu chữ ký hay công nhận dấu chữ ký có giá trị ngang với chữ ký tay trong mọi trường hợp. Việc xác định chữ ký khắc dấu có giá trị pháp lý không phụ thuộc vào quy định của từng luật chuyên ngành điều chỉnh giao dịch đó, hoặc sự thỏa thuận tự nguyện giữa các bên tham gia.
Trường hợp con dấu chữ ký KHÔNG được phép sử dụng theo luật định
Việc sử dụng dấu chữ ký sai quy định có thể dẫn đến việc văn bản bị từ chối tiếp nhận hoặc không có giá trị pháp lý.
Chứng từ kế toán: Cấm đóng dấu chữ ký khắc sẵn
Khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015 quy định chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh quy định, chữ ký phải bằng loại mực không phai và không được đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Chữ ký trên chứng từ kế toán của một người phải thống nhất.
Khoản 3 Điều 19 Luật Kế toán 2015 quy định chứng từ kế toán chi tiền phải do người có thẩm quyền duyệt chi và kế toán trưởng hoặc người được ủy quyền ký trước khi thực hiện, ký theo từng liên. Do đó, trên phiếu thu, phiếu chi hay các chứng từ tài chính kế toán khác, con dấu chữ ký có hiệu lực không thì câu trả lời là hoàn toàn không được dùng.
Thủ tục công chứng và chứng thực: Bắt buộc ký trực tiếp
Trong hoạt động công chứng, Khoản 1 Điều 50 Luật Công chứng 2024 quy định người yêu cầu công chứng, người làm chứng, người phiên dịch phải ký vào từng trang của giao dịch trước sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên. Luật chỉ cho phép ngoại lệ tại Khoản 2 Điều 50: người có thẩm quyền giao kết của tổ chức tín dụng, doanh nghiệp, hợp tác xã đã đăng ký chữ ký mẫu tại tổ chức hành nghề công chứng thì có thể ký trước vào văn bản giao dịch. Nếu không ký được thì thực hiện điểm chỉ theo Khoản 3 Điều 50.
Đối với thủ tục chứng thực chữ ký, Khoản 2 Điều 24 Nghị định 23/2015/NĐ-CP quy định người thực hiện chứng thực yêu cầu người yêu cầu chứng thực phải ký trước mặt mình. Trường hợp tiếp nhận tại bộ phận một cửa thì ký trước mặt công chức tiếp nhận theo Khoản 3 Điều 24. Vì vậy, khi hỏi dấu chữ ký có hợp lệ không tại phòng công chứng hay bộ phận chứng thực, dấu chữ ký khắc sẵn không thể thay thế cho thao tác ký tay trực tiếp.
Văn bản hành chính nhà nước bắt buộc ký bằng bút mực xanh
Đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, Khoản 6 Điều 13 Nghị định 30/2020/NĐ-CP quy định khi ký văn bản giấy phải dùng bút có mực màu xanh, không dùng các loại mực dễ phai. Khoản 2 Điểm d Điều 32 của Nghị định này nêu rõ chỉ được đóng dấu của cơ quan vào văn bản đã có chữ ký của người có thẩm quyền. Nghị định không có câu nào nhắc riêng dấu chữ ký khắc sẵn. Nhưng vì văn bản giấy phải được người có thẩm quyền ký bằng bút mực xanh, dấu chữ ký dập lên không thay được chữ ký đó. Nếu tìm cách đóng dấu chữ ký giám đốc để thay chữ ký trên văn bản hành chính, câu trả lời là không dùng được.
Trường hợp con dấu chữ ký ĐƯỢC PHÉP sử dụng trong thực tế
Mặc dù có giới hạn nghiêm ngặt ở các hồ sơ pháp lý bắt buộc ký tay, quy định về sử dụng con dấu chữ ký trong thực tế vẫn cho phép ứng dụng ở nhiều lĩnh vực.
Văn bản lưu hành nội bộ cơ quan, trường học, bệnh viện, doanh nghiệp
Con dấu chữ ký được dùng thông dụng tại các bệnh viện, trường học, cơ quan và văn phòng doanh nghiệp. Người phụ trách có thể dập dấu chữ ký lên các văn bản nội bộ như:
- Lịch công tác tuần, lịch trực chuyên môn.
- Phiếu theo dõi tiến độ công việc, phiếu bàn giao hồ sơ nội bộ giữa các phòng ban.
- Giấy thông báo nội bộ không phát sinh nghĩa vụ tài chính hoặc pháp lý ra bên ngoài.
Thao tác này giúp giảm bớt việc phải ký tay lặp lại trên khối lượng văn bản lớn.
Giấy khen, chứng chỉ khóa học, thiệp mời sự kiện số lượng lớn
Khi phát hành số lượng lớn thư cảm ơn, thiệp mời sự kiện, chứng chỉ hoàn thành khóa đào tạo ngắn hạn hoặc giấy biểu dương nội bộ, việc ký tay từng tờ tốn nhiều thời gian. Sử dụng con dấu chữ ký giúp các bản in giữ được nét mực đồng đều và rút ngắn tiến độ xử lý văn bản.
Hợp đồng kinh tế: Thỏa thuận của các bên và rủi ro cần lưu ý
Nhiều người quan tâm hợp đồng đóng dấu chữ ký có hiệu lực không. Pháp luật hiện nay không có quy định trực tiếp về việc sử dụng dấu chữ ký trên hợp đồng kinh tế. Căn cứ Khoản 2 Điều 3 Bộ luật Dân sự 2015, các bên được quyền tự do, tự nguyện cam kết, thỏa thuận về hình thức ký kết, miễn là cam kết đó không vi phạm điều cấm của luật và không trái đạo đức xã hội.
Nếu hai bên có thỏa thuận bằng văn bản về việc chấp thuận dấu chữ ký trên hợp đồng kinh tế thông thường, con dấu đó thể hiện sự xác nhận của các bên. Tuy nhiên, các chứng từ kế toán thanh toán kèm theo hợp đồng vẫn phải ký tay theo Luật Kế toán. Nếu hợp đồng thuộc diện bắt buộc công chứng, chứng thực thì các bên vẫn phải ký trực tiếp. Ngoài ra, khi xảy ra tranh chấp, dấu chữ ký khó chứng minh ý chí của người ký hơn so với chữ ký tay trực tiếp.
Nếu bạn cần giải quyết khối lượng lớn hồ sơ nội bộ, việc làm dấu chữ ký cá nhân sẽ giúp hoàn thiện chứng từ nhanh và chuẩn xác hơn.
Quy cách và vị trí dập dấu chữ ký chuẩn văn thư
Thực hiện đúng hướng dẫn đóng dấu chữ ký và quy cách đóng dấu chữ ký giúp văn bản rõ ràng, giữ đúng thể thức trình bày. Chiều dài chữ ký tay thực tế thường dao động từ dưới 30mm đến 47mm tương ứng với các kích cỡ cán dấu thông dụng, bạn nên đo trước nét ký để chừa khoảng cách dòng phù hợp.
| Tiêu chí | Quy cách chuẩn | Lỗi kỹ thuật cần tránh |
|---|---|---|
| Vị trí so với họ tên | Nằm phía trên dòng họ tên người ký | Dập đè mất nét chữ của dòng họ tên |
| Tỷ lệ kích thước | Vừa vặn khoảng trống giữa chức vụ và họ tên (chiều dài cán thường dưới 30mm, 38mm hoặc 47mm) | Nét ký quá to tràn ra ngoài mép văn bản |
| Trục trình bày | Cân đối chính giữa khối chức danh và họ tên | Bản dập bị lệch góc nghiêng quá nhiều |
Vị trí đặt con dấu chữ ký phía trên họ tên cá nhân
Khi đóng dấu chữ ký đúng, vị trí con dấu nằm ngay ngắn phía trên dòng họ tên cá nhân. Cần căn chỉnh con dấu nằm trọn trong khoảng trống, không dập chờm lên phần ghi chức vụ phía trên và không lấn đè xuống dòng họ tên bên dưới.
Khoảng cách và cách phối hợp cùng con dấu chức danh
Khi kết hợp dấu chữ ký với dấu chức danh kèm tên, người thực hiện cần tuân thủ thứ tự và khoảng cách rõ ràng. Bạn có thể tham khảo cách đóng dấu chức danh phối hợp để xác định đúng vị trí đặt từng con dấu, tránh việc hai mặt dấu đóng sát nhau gây lem mực.
Lưu ý về việc đóng dấu cơ quan lên chữ ký
Theo quy định tại Điểm b Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng cho cơ quan nhà nước và doanh nghiệp nhà nước, khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái. Bạn có thể xem thêm quy định đóng dấu tròn lên chữ ký tươi để hiểu rõ quy chuẩn này. Văn thư chỉ được đóng dấu cơ quan vào văn bản đã có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền theo Điểm d Khoản 2 Điều 32, không đóng dấu cơ quan trùm lên con dấu chữ ký dập sẵn.
Kỹ thuật dập con dấu chữ ký sắc nét và lưu ý an toàn
Nắm vững cách đóng dấu chữ ký đúng kỹ thuật sẽ quyết định độ sắc nét của từng nét dập trên mặt giấy.
Tư thế cầm dấu và kỹ thuật dập đều tay
Để đóng dấu chữ ký chuẩn, bạn đặt con dấu vuông góc với mặt giấy phẳng. Do chữ ký có nhiều nét mảnh và nét uốn cong, cách dập dấu chữ ký chuẩn là nhấn dứt khoát với lực đều từ trên xuống, không lắc tay sang hai bên. Động tác đều tay giúp mặt cao su tiếp xúc phẳng với bề mặt giấy, không làm đứt đoạn nét thanh hoặc nhòe mực ở nét đậm.
Quản lý con dấu chữ ký để tránh rủi ro
Con dấu chữ ký mang hình ảnh nét ký của một cá nhân cụ thể. Người sở hữu không nên tùy tiện giao con dấu cho người khác khi không có sự phân công hay giám sát chặt chẽ, nhằm tránh rủi ro con dấu bị dập vào các giấy tờ vượt thẩm quyền.
Cách bảo quản con dấu chữ ký
Người sở hữu con dấu chữ ký nên cất giữ trong ngăn kéo có khóa khi không sử dụng. Định kỳ kiểm tra lượng mực trong khay để bản dập luôn rõ nét, tránh việc mực cạn khiến nét ký bị mờ hoặc đứt đoạn.
Trước khi sản xuất con dấu chữ ký, chúng tôi luôn chuyển đổi nét chữ ký mẫu của bạn thành bản vẽ kỹ thuật để rà soát tỷ lệ nét mảnh, nét đậm. Bạn chỉ cần gửi ảnh chụp hoặc bản scan chữ ký mẫu rõ nét, chúng tôi dựng mẫu để bạn duyệt đúng bố cục trước khi khắc.
