Cách Đóng Dấu Công Ty Đúng Chuẩn: Hướng Dẫn Ký Và Đóng Dấu Tròn, Dấu Treo, Dấu Giáp Lai
Trong công tác văn thư và xử lý hợp đồng, việc ký tên và đóng con dấu pháp nhân cần tuân thủ đúng vị trí để văn bản có giá trị xác thực rõ ràng. Nắm vững cách đóng dấu công ty giúp bạn tránh tình trạng văn bản bị đối tác hoặc cơ quan quản lý từ chối do sai thể thức.
Quy tắc ký tên và đóng dấu tròn công ty đúng thể thức văn thư
Theo quy định tại Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện. Về mặt kỹ thuật văn thư, các tiêu chuẩn đóng dấu trong Nghị định 30/2020/NĐ-CP áp dụng bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Đối với các doanh nghiệp ngoài nhà nước, quy chuẩn này là căn cứ thực hành chuẩn mực được tham khảo và áp dụng đồng bộ trong giao dịch.
Đóng dấu trùm lên 1/3 chữ ký chếch về phía bên trái
Theo Điểm b Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, khi đóng dấu lên chữ ký, dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
Thứ tự thực hiện chuẩn xác gồm các bước:
- Người có thẩm quyền ký trực tiếp bằng bút mực sống lên văn bản trước khi đóng dấu.
- Người đóng dấu đặt mặt dấu trùm lên khoảng một phần ba độ dài chữ ký về phía bên trái.
- Phần còn lại của chữ ký để mở sang bên phải để nhận diện rõ nét bút ký tay gốc.
Vị trí đóng dấu này xác nhận sự bảo chứng của tổ chức đối với nội dung và chữ ký của người ban hành, đồng thời không làm mất đặc điểm nhận dạng của chữ ký.
Không đóng dấu đè lên toàn bộ chữ ký hoặc đóng cách rời chữ ký
Một lỗi thường gặp khi xử lý văn bản là đóng con dấu đè hoàn toàn lên giữa chữ ký. Khi mực dấu phủ kín toàn bộ nét ký tay, việc giám định chữ ký gốc khi phát sinh tranh chấp sẽ gặp khó khăn.
Ngược lại, việc đóng con dấu cách rời hoàn toàn khỏi chữ ký cũng không đúng chuẩn kỹ thuật văn thư. Vết dấu nằm tách biệt khỏi khu vực ký tên không thể hiện được sự gắn kết trực tiếp giữa con dấu pháp nhân và chữ ký của người có thẩm quyền.
Quy chuẩn về màu mực đóng dấu văn bản pháp nhân
Theo Điểm a Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Quy định dùng mực dấu màu đỏ là yêu cầu bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước. Các doanh nghiệp ngoài nhà nước tuy có quyền tự chủ về con dấu theo Luật Doanh nghiệp 2020, nhưng trên thực tế đều sử dụng mực dấu màu đỏ để đảm bảo tính quy chuẩn và tạo sự đồng thuận khi làm việc với ngân hàng, cơ quan thuế và đối tác thương mại. Màu mực đỏ tạo độ tương phản rõ rệt với mực bút ký, giúp phân biệt văn bản gốc với bản chụp sao chép.
Phân biệt kỹ thuật đóng dấu tròn, dấu treo và dấu giáp lai
Tùy vào tính chất của từng loại tài liệu, doanh nghiệp cần phân biệt rõ ba phương thức đóng dấu chính: dấu tròn chính thức, dấu treo và dấu giáp lai.
| Loại đóng dấu | Vị trí đóng | Mục đích áp dụng | Quy định kỹ thuật tham chiếu |
|---|---|---|---|
| Dấu tròn chính thức | Trùm khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái | Xác thực nội dung văn bản có chữ ký người có thẩm quyền | Điểm b Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Dấu treo | Trang đầu, trùm một phần tên cơ quan hoặc tiêu đề phụ lục | Xác nhận văn bản ban hành kèm theo hoặc phụ lục | Điểm c và Điểm d Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
| Dấu giáp lai | Khoảng giữa mép phải, trùm một phần các tờ giấy | Đảm bảo tính toàn vẹn, chống tráo đổi các trang tài liệu | Tối đa 05 tờ văn bản cho một lần đóng theo Điểm đ Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP |
Đóng dấu tròn chính thức (văn bản có chữ ký của người đại diện có thẩm quyền)
Dấu tròn chính thức được đóng tại phần cuối của văn bản, nơi có chức danh và chữ ký của người đại diện theo pháp luật hoặc người được ủy quyền hợp pháp. Đây là bước hoàn thiện để văn bản, hợp đồng hoặc quyết định có giá trị giao dịch chính thức. Thao tác đóng dấu chỉ được thực hiện sau khi văn bản đã có chữ ký tay của người có thẩm quyền.
Doanh nghiệp có nhu cầu làm mặt dấu mới phục vụ công việc có thể tham khảo dịch vụ khắc dấu tròn công ty sử dụng các thân dấu lật liền mực. Trường hợp cần tìm hiểu về các quy định liên quan khi thành lập hoặc thay đổi, bạn có thể xem thêm bài hướng dẫn thủ tục làm con dấu công ty.
Đóng dấu treo (trang đầu văn bản kèm theo hoặc phụ lục văn bản)
Căn cứ Điểm d Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu treo trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Đối với các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục, dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục theo Điểm c Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Dấu treo xác nhận tài liệu là một phần đính kèm đi liền với văn bản chính đã ban hành.
Đóng dấu giáp lai (đóng chèn vào mép các trang giấy liền kề của hợp đồng)
Dấu giáp lai được dùng cho các văn bản, hợp đồng gồm nhiều trang để bảo đảm các trang giấy không bị thay thế hoặc tách rời.
Theo quy định tại Điểm đ Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy, và mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
Căn cứ Điểm d Khoản 1 Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu giáp lai trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Thao tác tay giúp bản đóng dấu sắc nét, mực đều và không bị lem
Thao tác tay khi dập dấu quyết định trực tiếp bản in có sắc nét, đều mực và tránh bị lem chữ hay không.
Tư thế đặt dấu vuông góc và đệm phẳng mặt giấy
Tài liệu cần được đặt trên mặt bàn phẳng, chắc chắn và sạch sẽ. Mặt phẳng tiếp xúc phía dưới ổn định sẽ giúp lực ép của cán dấu truyền đều xuống toàn bộ diện tích cao su.
Cầm thân dấu bằng các ngón tay ôm sát hai bên hông cán, đặt đế dấu tiếp xúc phẳng và vuông góc với mặt giấy. Tránh đặt nghiêng cạnh dấu vì lực tỳ không đều sẽ khiến một bên vành dấu bị đậm mực trong khi bên đối diện bị đứt nét hoặc mất chi tiết chữ.
Lực ấn vừa tay và dứt khoát trên bề mặt phẳng
Dấu liền mực có khay mực gắn liền trong cán dấu. Mặt dấu bằng cao su được gia công bằng máy khắc laser. Khi thao tác, bạn ấn một lực vừa đủ, đều tay và dứt khoát theo phương thẳng đứng từ trên xuống.
Sau khi mặt dấu tiếp xúc với giấy, bạn thả tay để thân dấu tự nhả về vị trí ban đầu theo hành trình dập của cán. Tránh rung tay hoặc xoay chuyển cán dấu trong lúc dập vì thao tác này làm xê dịch mặt cao su, khiến nét mực bị nhòe.
Nếu bạn cần kiểm tra bố cục mẫu dấu hoặc tư vấn cấu hình con dấu doanh nghiệp phù hợp với nhu cầu sử dụng, bạn có thể gửi nội dung và yêu cầu để chúng tôi dựng bản mẫu duyệt trước khi sản xuất.
