Thủ Tục Khắc Dấu Công Ty: Hồ Sơ, Giấy Tờ Cần Thiết Và Quy Định Pháp Lý Hiện Hành

Doanh nghiệp sau khi nhận Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp cần hoàn thiện con dấu để thực hiện các giao dịch thương mại, ký kết hợp đồng và phát hành chứng từ. Việc chuẩn bị đúng giấy tờ ngay từ đầu giúp quá trình kiểm tra thông tin và gia công con dấu diễn ra chính xác, không làm gián đoạn các thủ tục ban đầu của công ty.

Hồ sơ, giấy tờ cần chuẩn bị khi làm con dấu công ty

Pháp luật hiện hành không đưa ra danh mục giấy tờ cố định mà cơ sở khắc dấu phải thu khi làm dấu cho doanh nghiệp. Nghị định 96/2016/NĐ-CP (Điều 26) buộc cơ sở sản xuất con dấu niêm yết công khai quy trình tiếp nhận hồ sơ, giá khắc dấu tại cơ sở, và thông báo cho cơ quan Công an khi có người nghi vấn làm con dấu sai quy định. Vì vậy, giấy tờ cụ thể do từng cơ sở yêu cầu theo quy trình họ niêm yết.

Thông tin cần có	Lấy từ đâu	Dùng để làm gì
Tên doanh nghiệp đúng từng chữ	Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp	Khắc đúng tên, không sai dấu, sai viết tắt
Mã số doanh nghiệp	Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp	Đưa lên mặt dấu nếu doanh nghiệp chọn thể hiện
Người liên hệ duyệt mẫu	Người đại diện hoặc người được công ty giao việc	Xác nhận bản mẫu trước khi khắc

Vì sao nên gửi ảnh Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp

Ảnh chụp rõ nét Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp là cách nhanh nhất để xưởng lấy đúng tên và mã số doanh nghiệp. Chép tay tên công ty qua tin nhắn dễ sai một chữ, thiếu dấu hoặc nhầm chữ viết tắt. Khi đã khắc lên mặt dấu thì chỉ còn cách làm lại mặt dấu mới.

Người đi đặt dấu không phải người đại diện

Công ty có thể giao nhân viên đi đặt dấu. Người đó cần nắm đúng nội dung công ty muốn khắc và là người xác nhận bản mẫu. Việc quản lý, giao nhận con dấu trong nội bộ doanh nghiệp theo Điều lệ hoặc quy chế do doanh nghiệp tự ban hành (khoản 3 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020).

Quy định pháp lý hiện hành về con dấu doanh nghiệp

Theo Luật Doanh nghiệp 2020, các quy định pháp lý về con dấu doanh nghiệp đã trao quyền chủ động hoàn toàn cho doanh nghiệp.

Doanh nghiệp có cần thông báo mẫu dấu lên Cổng thông tin quốc gia không?

Theo quy định tại Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020, thủ tục thông báo mẫu dấu với cơ quan đăng ký kinh doanh đã được bãi bỏ. Thủ tục đăng ký mẫu dấu công ty hay đăng ký con dấu doanh nghiệp tại cơ quan quản lý nhà nước không còn bắt buộc trước khi đưa dấu vào sử dụng. Con dấu bao gồm dấu được làm tại cơ sở khắc dấu hoặc dấu dưới hình thức chữ ký số theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử. Việc quản lý và lưu giữ con dấu được thực hiện theo Điều lệ công ty hoặc quy chế nội bộ do doanh nghiệp tự ban hành.

Quyền tự chủ về số lượng, hình thức, kích thước và nội dung con dấu

Khoản 2 Điều 43 Luật Doanh nghiệp 2020 quy định doanh nghiệp quyết định loại dấu, số lượng, hình thức và nội dung dấu của doanh nghiệp, chi nhánh, văn phòng đại diện và đơn vị khác. Doanh nghiệp có thể lựa chọn con dấu tròn hoặc dấu vuông. Trên thực tế, con dấu tròn vẫn được sử dụng phổ biến hơn trên các văn bản và giao dịch thương mại.

Những điều cấm kỵ khi thiết kế con dấu doanh nghiệp

Luật để doanh nghiệp tự quyết nội dung dấu, không bắt buộc phải có mã số doanh nghiệp. Trên thực tế, đa số công ty vẫn khắc tên doanh nghiệp và mã số doanh nghiệp đúng như Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp để đối tác dễ đối chiếu. Điều nên tránh là khắc tên lệch với giấy chứng nhận, như viết tắt tùy ý hay bỏ loại hình “TNHH”, “Cổ phần”. Trước khi sản xuất, bạn nên gửi mẫu để thợ kiểm tra tính hợp lý của bố cục.

Con dấu vật lý gia công tại xưởng dùng cho văn bản giấy và không thay thế được chữ ký số trong các giao dịch điện tử theo quy định pháp luật.

Trình tự các bước đặt làm con dấu tròn công ty

Quy trình thủ tục làm con dấu công ty mới thành lập được xưởng triển khai theo các bước kiểm soát mẫu rõ ràng nhằm bảo đảm tính chính xác của văn bản.

Bước 1: Cung cấp thông tin đăng ký kinh doanh cho xưởng khắc

Bạn gửi ảnh chụp Giấy chứng nhận đăng ký doanh nghiệp hoặc nội dung cần khắc. Chúng tôi đối chiếu từng ký tự trong tên doanh nghiệp, mã số thuế và địa chỉ trụ sở trước khi tiến hành lên thiết kế. Chi phí thực hiện con dấu tròn công ty được thông báo minh bạch theo cấu hình phôi dấu, với giá tham khảo 350.000 VNĐ cho con dấu công ty liền mực.

Bước 2: Kiểm tra bản vẽ maket thiết kế và chốt cấu hình con dấu

Chúng tôi dựng bản vẽ maket mô phỏng bố cục nét chữ, kiểu chữ in hoa chân phương và đường tròn viền theo đúng thông số kỹ thuật. Bản vẽ này được gửi lại để bạn rà soát lỗi chính tả và xác nhận bố cục trước khi gia công. Nếu sai sót thuộc về cơ sở — khắc sai so với mẫu bạn đã duyệt — chúng tôi làm lại mặt dấu miễn phí.

Bước 3: Gia công mặt dấu laser và hoàn thiện thân dấu liền mực

Sau khi bạn duyệt mẫu, phôi cao su chuyên dụng được đưa vào máy khắc laser để tạo hình nội dung con dấu chính xác. Mặt cao su sau đó được gắn vào thân dấu lật liền mực có chứa sẵn khay mực bên trong. Toàn bộ sản phẩm được áp dụng theo chính sách bảo hành và đổi trả của Khắc Dấu Hà Nội.

Bước 4: Kiểm tra bản đóng thực tế và bàn giao sản phẩm kèm hóa đơn bán hàng

Trước khi đóng gói, con dấu được dập thử trên giấy để đánh giá độ đều màu của vết mực và độ cân bằng của mặt khắc. Sản phẩm được bàn giao kèm hóa đơn bán hàng đầy đủ. Các quyền lợi hỗ trợ sau mua và đổi hàng được thực hiện theo chính sách bảo hành và đổi hàng đã công bố.

Nếu bạn đang hoàn tất hồ sơ ban đầu và muốn đặt làm con dấu công ty tại Hà Nội, hãy gửi ảnh giấy phép kinh doanh qua Zalo hoặc gọi hotline để chúng tôi lên maket bố cục và xác nhận cấu hình dấu trước khi tiến hành khắc.