Quy Định Mẫu Và Cách Đóng Dấu Sao Y Bản Chính Theo Nghị Định 30
Trong công tác văn thư và xử lý hồ sơ, việc sao chép văn bản yêu cầu thực hiện đúng thể thức để tài liệu có giá trị sử dụng. Nghị định 30/2020/NĐ-CP của Chính phủ về công tác văn thư quy định bản sao y là bản sao đầy đủ, chính xác nội dung của bản gốc hoặc bản chính văn bản, được trình bày theo thể thức và kỹ thuật quy định.
Quy chuẩn mẫu dấu sao y bản chính theo Nghị định 30/2020/NĐ-CP
Khi tìm hiểu về mẫu con dấu sao y bản chính, người phụ trách hồ sơ cần đối chiếu đúng đối tượng điều chỉnh của văn bản quy phạm và yêu cầu sử dụng thực tế tại đơn vị.
Bố cục khung dấu, kích thước và các thông tin bắt buộc
Đối với văn bản giấy, bản sao y được tạo lập bằng cách sao chụp từ bản gốc hoặc bản chính sang định dạng giấy. Để tiện đóng dấu hàng loạt trên hồ sơ, mẫu dấu sao y thường được làm dưới dạng dấu dập liền mực hình chữ nhật với các trường nội dung cơ bản:
- Dòng tiêu đề: “SAO Y BẢN CHÍNH” hoặc “SAO Y”.
- Thông tin cơ quan, tổ chức hoặc doanh nghiệp thực hiện sao chép.
- Dòng ghi ngày, tháng, năm thực hiện sao.
- Vị trí chức danh, chữ ký và họ tên của người có thẩm quyền ký xác nhận.
Hiện tại, mẫu dấu sao y bản chính dùng cho việc dập mực tự động không bị khống chế cứng một kích thước milimet duy nhất trong các điều khoản định nghĩa của Nghị định 30/2020/NĐ-CP. Kích thước con dấu phụ thuộc vào số dòng nội dung và độ dài tên đơn vị cần thể hiện trên mặt dấu.
Phân biệt mẫu sao y của cơ quan nhà nước và doanh nghiệp nội bộ
Nghị định 30/2020/NĐ-CP có hiệu lực bắt buộc đối với cơ quan, tổ chức nhà nước và doanh nghiệp nhà nước.
Đối với các đoàn thể, hội quần chúng cùng các tổ chức nghề nghiệp, đơn vị căn cứ quy định tại nghị định này và điều lệ liên quan để áp dụng phù hợp. Các doanh nghiệp ngoài khu vực nhà nước không thuộc đối tượng bắt buộc thi hành nghị định này.
| Tiêu chí | Cơ quan, doanh nghiệp nhà nước | Doanh nghiệp ngoài nhà nước |
|---|---|---|
| Căn cứ áp dụng | Bắt buộc tuân thủ Nghị định 30/2020/NĐ-CP | Quy chế văn thư nội bộ của công ty |
| Bố cục mẫu dấu | Theo đúng thể thức sao văn bản hành chính | Tinh gọn trường thông tin theo nhu cầu quản trị |
| Phạm vi hiệu lực | Theo thẩm quyền quản lý nhà nước quy định | Có giá trị trong nội bộ công ty |
Mẫu dấu sao y bản chính của công ty ngoài nhà nước thường được giản lược thông tin để thuận tiện đóng vào lề các tập tài liệu sao chép.
Vị trí và cách đóng dấu sao y bản chính đúng quy cách
Theo Điều 33 Nghị định 30/2020/NĐ-CP, việc đóng dấu trên văn bản giấy phải bảo đảm: dấu đóng phải rõ ràng, ngay ngắn, đúng chiều và dùng đúng mực dấu màu đỏ theo quy định.
Vị trí đóng dấu ở trang cuối cùng cạnh chữ ký người có thẩm quyền
Nhiều người xử lý văn bản băn khoăn dấu sao y bản chính đóng ở đâu. Dấu sao y dạng khung chữ nhật được dập tại trang cuối của tài liệu, nơi ghi nhận thông tin xác nhận bản sao.
Khi đóng con dấu tròn của cơ quan hoặc dấu doanh nghiệp trùm lên chữ ký xác nhận của người có thẩm quyền, quy tắc đóng dấu phải tuân thủ:
- Dấu đóng phải trùm lên khoảng 1/3 chữ ký về phía bên trái.
- Không đóng dấu lệch hoàn toàn sang bên phải chữ ký hoặc đóng đè trọn vẹn vào giữa chữ ký.
Trường hợp thực hiện sao y các văn bản ban hành kèm theo văn bản chính hoặc phụ lục: dấu được đóng lên trang đầu, trùm một phần tên cơ quan, tổ chức hoặc tiêu đề phụ lục.
Cách đóng dấu giáp lai đối với tập tài liệu sao y có từ 2 tờ trở lên
Đối với cách đóng dấu sao y bản chính nhiều tờ, người thao tác cần thực hiện kỹ thuật đóng dấu giáp lai để liên kết các trang văn bản liền kề:
- Dấu giáp lai được đóng vào khoảng giữa mép phải của văn bản hoặc phụ lục văn bản, trùm lên một phần các tờ giấy.
- Mỗi dấu đóng tối đa 05 tờ văn bản.
- Thẩm quyền quy định việc đóng dấu treo, dấu giáp lai, đóng dấu nổi trên văn bản giấy do người đứng đầu cơ quan, tổ chức quy định.
Trường hợp tập hồ sơ sao y có từ 6 tờ trở lên, người thực hiện phải chia nhỏ tập tài liệu để mỗi vết dấu chỉ đóng trùm không quá 05 tờ giấy theo đúng định mức.
Thẩm quyền ký và giá trị pháp lý của bản sao y
Giá trị sử dụng của một bản sao y phụ thuộc vào tư cách pháp lý của đơn vị xác nhận và phạm vi lưu hành hồ sơ.
Ai có quyền ký và đóng dấu sao y trong doanh nghiệp?
Trong các công ty, doanh nghiệp, người có thẩm quyền theo quy định của công ty có thể sử dụng con dấu sao y bản chính trong trường hợp cần sao chép các văn bản, giấy tờ từ sổ gốc của công ty để sử dụng cho các bộ phận.
Theo quy chế nội bộ của doanh nghiệp, người có thẩm quyền theo quy định của công ty sẽ thực hiện việc ký và đóng dấu sao y. Do đó, cách đóng dấu sao y bản chính của công ty cần dựa trên sự phân công rõ ràng để bảo đảm tính thống nhất của tài liệu luân chuyển.
Những lưu ý để bản sao y có giá trị sử dụng hợp lệ
Khi sử dụng dấu sao y trên các loại giấy tờ, bạn cần nắm rõ ranh giới pháp lý sau:
- Bản sao được đóng dấu có giá trị trong nội bộ công ty chứ không có giá trị pháp lý khi đưa ra pháp luật.
- Đối với các văn phòng công chứng được cấp phép, các cơ quan công chứng nhà nước thì con dấu sao y bản chính này mới có giá trị pháp lý.
- Bản gốc văn bản phải là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được người có thẩm quyền trực tiếp ký trên văn bản giấy hoặc ký số trên văn bản điện tử.
- Bản chính văn bản giấy là bản hoàn chỉnh về nội dung, thể thức văn bản, được tạo từ bản có chữ ký trực tiếp của người có thẩm quyền.
Nếu bạn đang hoàn thiện hồ sơ cho văn phòng hoặc phòng hành chính, bạn có thể đặt khắc con dấu sao y bản chính với kích thước và các trường nội dung khớp theo quy định lưu trữ của cơ quan, doanh nghiệp.
Bạn chỉ cần gửi nội dung cần khắc, chúng tôi sẽ lên thiết kế bản mẫu để bạn kiểm tra chính tả và bố cục trước khi gia công.
