Phiếu Xuất Kho Có Cần Đóng Dấu Không? Quy Định Mới Nhất

Khi kiểm đếm và ký nhận chứng từ tại cửa kho, nhiều thủ kho và kế toán băn khoăn phiếu xuất kho có cần đóng dấu không để văn bản bảo đảm tính hợp lệ khi lưu trữ hoặc thanh quyết toán. Việc nắm rõ căn cứ biểu mẫu giúp bạn chuẩn hóa quy trình xuất nhập vật tư và xử lý đúng thẩm quyền ký nhận nội bộ.

Quy định pháp luật về chữ ký và con dấu trên phiếu xuất kho

Theo quy định chứng từ kế toán hiện hành, giá trị của phiếu xuất kho gắn liền với hệ thống chữ ký của các cá nhân có thẩm quyền liên quan trực tiếp đến hàng hóa hơn là việc đóng dấu tròn pháp nhân của đơn vị.

Phiếu xuất kho có bắt buộc đóng dấu tròn pháp nhân không?

Căn cứ theo hướng dẫn Mẫu số 02 - VT tại Phụ lục I ban hành kèm Thông tư 99/2025/TT-BTC (áp dụng cho chế độ kế toán doanh nghiệp từ ngày 01/01/2026, thay thế Thông tư 200/2014/TT-BTC) và Phụ lục 3 ban hành kèm Thông tư 133/2016/TT-BTC, biểu mẫu phiếu xuất kho không có quy định bắt buộc phải đóng dấu tròn pháp nhân của đơn vị.

Biểu mẫu chứng từ kế toán trong các thông tư này mang tính chất hướng dẫn, tham khảo. Doanh nghiệp được quyền chủ động xây dựng, thiết kế hoặc sửa đổi, bổ sung biểu mẫu chứng từ kế toán cho phù hợp với đặc thù sản xuất kinh doanh và yêu cầu quản lý, miễn là bảo đảm đầy đủ các nội dung chủ yếu theo quy định tại Điều 16 Luật Kế toán 2015. Trường hợp sửa đổi, bổ sung biểu mẫu theo Thông tư 99/2025/TT-BTC, doanh nghiệp ban hành Quy chế hạch toán kế toán làm cơ sở thực hiện.

Phiếu xuất kho không buộc phải đóng con dấu tròn công ty ở phần chữ ký mà văn bản có hiệu lực dựa trên chữ ký đầy đủ theo các chức danh quy định. Các vị trí ký trên Mẫu số 02 - VT bao gồm:

• Người lập phiếu.
• Người nhận hàng.
• Thủ kho.
• Kế toán trưởng (hoặc người được ủy quyền).
• Giám đốc hoặc người được ủy quyền duyệt.

Khoản 1 Điều 19 Luật Kế toán 2015 quy định chứng từ kế toán phải có đủ chữ ký theo chức danh, chữ ký phải ký bằng mực không phai, không được ký bằng mực màu đỏ hoặc đóng dấu chữ ký khắc sẵn. Khoản 4 Điều 10 Thông tư 99/2025/TT-BTC cũng quy định kế toán trưởng không được ký thừa ủy quyền chức danh của người quản lý, điều hành doanh nghiệp trên chứng từ kế toán.

Đối với việc lưu thông điều chuyển hàng hóa, Nghị định 254/2026/NĐ-CP (có hiệu lực từ ngày 01/07/2026, thay thế Nghị định 123/2020/NĐ-CP) quy định tại khoản 7 Điều 8: phiếu xuất kho kiêm vận chuyển nội bộ và phiếu xuất kho hàng gửi bán đại lý là các chứng từ được đăng ký, sử dụng và quản lý như hóa đơn. Mẫu hiển thị 03/XKNB và 04/HGĐL ban hành tại Phụ lục V Thông tư 91/2026/TT-BTC mang tính chất tham khảo, không bắt buộc.

Hướng dẫn đóng dấu đơn vị và dấu treo trên phiếu xuất kho

Pháp luật kế toán không cấm việc đóng dấu lên phiếu xuất kho, đồng thời hướng dẫn rõ vị trí đóng dấu đơn vị nếu doanh nghiệp sử dụng con dấu.

Theo phần hướng dẫn lập Mẫu số 02 - VT tại Phụ lục I Thông tư 99/2025/TT-BTC và Phụ lục 3 Thông tư 133/2016/TT-BTC: “Góc bên trái của Phiếu xuất kho phải ghi rõ tên của đơn vị (hoặc đóng dấu đơn vị), bộ phận xuất kho”.

Quy định này cho phép doanh nghiệp lựa chọn một trong hai cách thể hiện:

1. Ghi rõ tên đơn vị cùng địa chỉ, bộ phận xuất kho bằng chữ in sẵn trên phần đầu biểu mẫu.
2. Sử dụng con dấu của đơn vị đóng lên góc trên bên trái của phiếu xuất kho (thường gọi là đóng dấu treo) để xác nhận thông tin cơ sở phát hành.

Nếu doanh nghiệp đã in sẵn tên và thông tin nhận diện trên phôi chứng từ, việc đóng thêm dấu treo không phải là điều kiện bắt buộc của luật. Tùy vào quy chế lưu chuyển chứng từ hoặc thỏa thuận giao nhận với đối tác, doanh nghiệp quyết định việc đóng dấu treo để tăng mức độ nhận diện khi chuyển phiếu ra ngoài.

Vai trò của con dấu ĐÃ XUẤT KHO trong quản lý kho vận

Dù biểu mẫu kế toán không yêu cầu đóng dấu pháp nhân ở phần xác nhận xuất hàng, các đơn vị quản lý kho bãi thường đưa con dấu nghiệp vụ vào sử dụng để kiểm soát quy trình giao nhận thực tế.

Xác nhận hoàn tất xuất hàng và phân định trách nhiệm nội bộ

Con dấu nghiệp vụ mang chữ “ĐÃ XUẤT KHO” là công cụ kiểm soát nội bộ của bộ phận kho vận, không có điều khoản pháp luật riêng điều chỉnh loại dấu này.

Sau khi thủ kho kiểm đếm thực tế, hoàn tất việc bốc xếp vật tư và ký nhận cùng người nhận hàng, việc dập con dấu này xác nhận trạng thái hàng hóa đã hoàn tất việc rời kho. Thao tác này mang lại lợi ích thực tế:

• Giúp kế toán kho phân loại tức thì giữa chứng từ đang xử lý với phiếu đã xuất xong, tránh dập trùng đơn hàng.
• Làm mốc xác định trách nhiệm rõ ràng: trước khi dập dấu và ký tên, thủ kho chịu trách nhiệm bảo quản tài sản; sau khi dập dấu bàn giao, trách nhiệm thuộc về người nhận hoặc người vận chuyển.
• Ngăn chặn việc xuất kho hai lần trên cùng một mã phiếu giấy.

Bạn có thể tham khảo dịch vụ làm con dấu đã xuất kho dạng liền mực để thao tác dập nhanh trên chứng từ giấy.

Lưu ý khi sử dụng: Thủ kho chỉ dập dấu sau khi hàng hóa đã được kiểm đếm và ký nhận đầy đủ. Không đóng dấu khống trước khi xuất hàng. Đối với các đơn vị chuyển đổi số toàn diện, thực hiện lập phiếu và ký số hoàn toàn trên phần mềm kế toán, việc đóng dấu cơ học bằng tay không còn cần thiết.

Cách đóng dấu đúng vị trí trên phiếu xuất kho liên 1, liên 2, liên 3

Theo hướng dẫn Mẫu số 02 - VT, phiếu xuất kho thông thường được lập thành 3 liên:

Liên	Bộ phận lưu giữ	Thao tác đóng dấu nghiệp vụ kho
Liên 1	Lưu tại bộ phận lập phiếu	Dập dấu xác nhận sau khi đối soát xong đợt xuất
Liên 2	Thủ kho giữ làm căn cứ ghi thẻ kho, sau đó chuyển cho kế toán ghi sổ kế toán	Dập dấu ngay khi hoàn thành bàn giao hàng hóa
Liên 3	Giao cho người nhận hàng để theo dõi ở bộ phận sử dụng	Dập dấu xác nhận để người nhận có căn cứ đối chiếu

Khi thao tác dập con dấu nghiệp vụ trên chứng từ giấy, bạn nên lưu ý:

• Vị trí dập: Đóng ở góc trên bên phải của phiếu hoặc đặt ngay bên cạnh khu vực chữ ký của thủ kho. Tránh đóng trùm lên bảng liệt kê danh mục, số lượng, đơn giá để không làm mất số liệu kế toán.
• Màu mực: Nên chọn mực màu đỏ hoặc màu xanh để tách biệt rõ ràng với nét chữ in đen của biểu mẫu và màu mực bút ký. Bạn cũng nên đối chiếu quy chế quản lý chứng từ nội bộ nếu công ty có quy định riêng về màu mực cho khâu xuất kho.

Nếu bạn cần tư vấn kích thước khung chữ hoặc bố cục con dấu nghiệp vụ kho vận phù hợp với biểu mẫu chứng từ đang dùng, bạn chỉ cần gửi nội dung dự kiến để chúng tôi dựng bản mẫu kiểm tra trước khi gia công.